Efsane Cuma öncesi operasyon hazırlık listesi: stok, depo ve kargo

Kampanyadan iki hafta önce: neyi satacağınızı netleştirin

Hazırlık, kampanyaya girecek ürün listesinin kesinleşmesiyle başlar. Liste belli olmadan stok, depo ve kargo planı yapmak tahmine dayanır.

• Kampanyaya girecek ürünleri ve varyantları tek bir listede toplayın.
• Her ürün için hangi kanallarda, hangi fiyatla satılacağını yazın.
• Geçen kampanyada en çok satan ve en çok iptal edilen ürünleri ayrı ayrı işaretleyin.
• Tedarik süresi uzun olan ürünler için ek sipariş kararını şimdi verin; kampanya haftasında gelen mal çoğu zaman rafa yetişmez.

Stok sayımı ve düzeltme

Kampanya stoğu, sistemdeki sayıya değil raftaki gerçek miktara dayanmalıdır. Tüm depoyu saymak mümkün değilse, kampanya listesindeki ürünleri ve en çok satanları kapsayan bir kısmi sayım yapın.

Sayım farklarını kampanya başlamadan önce sisteme işleyin. Farkın nedeni (hatalı giriş, kayıp, iade, yanlış lokasyon) belliyse not alın; kampanya sırasında aynı hata tekrar edebilir.

Kanal bazlı stok ve güvenlik payı

Kampanya günlerinde siparişler aynı anda birkaç kanaldan gelir ve stok gönderimindeki küçük gecikmeler bile fazla satışa yol açabilir. Bu yüzden az stoklu ürünlerde güvenlik payı bırakmak, normal günlere göre daha önemlidir.

Bir kanala özel kampanya yapıyorsanız, o kanalın tüm stoğu tüketip diğer kanalları boş bırakmasını istemeyebilirsiniz. Bu durumda kampanya süresince kanal bazlı stok ayırmayı değerlendirin ve kampanya bitince ayırmanın nasıl kaldırılacağını önceden belirleyin. Konuyu daha ayrıntılı ele aldığımız pazaryeri stok entegrasyonu yazısına da göz atabilirsiniz.

Fiyat ve kampanya kurallarını test edin

Kampanya fiyatları çoğu zaman son gün girilir ve en sık hata da burada yapılır. Fiyatları önceden hazırlayın, başlama ve bitiş zamanlarını tanımlayın ve birkaç ürünle kanalda nasıl göründüğünü kontrol edin.

• İndirimli fiyat, maliyetin ve kanal komisyonunun altına düşüyor mu?
• Sepette indirim, kupon ve kanal kampanyası üst üste binince fiyat ne oluyor?
• Kampanya bitince fiyatlar kendiliğinden eski hâline dönüyor mu, yoksa elle mi düzeltilecek?

Depo kapasitesi: günde kaç paket çıkabilir?

Normal bir günde çıkan paket sayısı ile kampanya gününde gelen sipariş sayısı arasındaki fark, depo planının ne kadar esnek olması gerektiğini gösterir. Önce mevcut ekiple saatte kaç paket hazırlanabildiğini ölçün, sonra kampanya beklentinizle karşılaştırın.

Kapasite yetmeyecekse seçenekler bellidir: ek vardiya veya geçici personel, en çok satan ürünleri paketleme alanına yakın bir noktaya taşımak, sık birlikte satılan ürünleri önceden kitlemek ve tek ürünlü siparişleri ayrı bir hatta toplamak. Geçici personel için toplama ve paketleme adımlarının kısa ve yazılı olması, barkodla kontrolün ise zorunlu olması hatayı azaltır.

Toplama ve paketleme akışı

Kampanya günlerinde siparişleri tek tek toplamak yerine dalga hâlinde toplamak zaman kazandırır: aynı ürünleri içeren siparişler birlikte toplanır, sonra paketleme masasında ayrılır. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, paketleme sırasında ürünün barkodla siparişe karşı okutulması yanlış renk, beden veya eksik ürün gönderimini kargoya çıkmadan yakalar.

Sipariş akışının tamamını adım adım ele aldığımız e-ticarette sipariş yönetimi yazısı bu bölüm için iyi bir tamamlayıcıdır.

Kargo planı ve kesim saati

Kargo firmanızla kampanya haftasının alım saatlerini ve günlük kapasitesini önceden konuşun. Ek alım yapılabilecekse saatini netleştirin. Kesim saatinden sonra gelen siparişlerin ertesi güne kaldığını müşteriye ve ekibe açıkça bildirin.

Birden fazla kargo firmasıyla çalışıyorsanız, yoğunlukta hangi siparişlerin hangi firmaya yönlendirileceğini önceden belirleyin. Etiketlerin sipariş ekranından basılabilmesi, kampanya günü elle veri girişini ortadan kaldırır.

İade ve müşteri hizmetleri hazırlığı

Kampanyadan sonraki iki hafta iade yoğunluğu artar. İade kabul alanını, kontrol adımlarını ve ürünün tekrar satışa açılma kuralını önceden belirleyin. Kontrol edilmeden stoğa dönen ürün, bir sonraki kampanyada yanlış gönderim olarak geri gelebilir.

Müşteri hizmetleri ekibinin siparişin hangi aşamada olduğunu tek ekrandan görebilmesi, “siparişim nerede?” sorularını hızlıca yanıtlamayı sağlar.

Kampanya günü kontrol listesi

• Sabah ilk iş: kanallara stok ve fiyat gönderimi başarılı mı, hata listesi boş mu?
• Öğlen ve akşam: stok yokluğu nedeniyle iptal edilen sipariş var mı?
• Gün içinde: kesim saatine yetişmeyecek sipariş sayısı ne kadar?
• Gün sonunda: hazırlanan, kargoya verilen ve bekleyen paket sayıları tutuyor mu?
• Ertesi sabah: iptal ve iadeleri, bir sonraki kampanya için not alın.

ELTA360 ile nasıl değerlendirebilirsiniz?

ELTA360; stok, sipariş, depo ve kargo adımlarını aynı operasyon içinde takip etmeyi, barkodla paketleme kontrolünü ve kanallara stok gönderimini tek yerden yönetmeyi hedefler. Kampanya dönemine özel kurallar işletmenizin kanallarına ve ürün yapısına göre belirlenir.

Bu listeyi demoya götürün: geçen kampanyada sizi en çok zorlayan üç durumu seçin ve sistemde nasıl görüneceğini birlikte deneyelim.

Sık sorulan sorular

Efsane Cuma hazırlığına ne zaman başlamalıyım?

Ürün listesi, tedarik ve fiyat kararları için en az iki hafta önce başlamak iyi bir başlangıçtır. Tedarik süresi uzun ürünlerde bu süre daha erken olmalıdır.

Kampanyada fazla satışı nasıl önlerim?

Kampanya öncesi kısmi sayımla stoğu doğrulayın, sipariş anında stok ayırın, az stoklu ürünlerde güvenlik payı bırakın ve başarısız stok güncellemelerini gün içinde düzenli kontrol edin.

Depo kapasitesi yetmezse ne yapmalıyım?

Ek vardiya veya geçici personel, çok satan ürünleri paketleme alanına yaklaştırmak, dalga hâlinde toplama ve barkodla paketleme kontrolü kapasiteyi artırmanın en pratik yollarıdır.